Tous ensemble...! Comment préparer un voyage en groupe ?
On dit souvent: “Il faut absolument qu’on parte en voyage ensemble!” Mais organiser un voyage en groupe n’a rien de simple, et l’enthousiasme de vos acolytes s’est envolé dès qu’il s’est agi de s’occuper des choses plus terre à terre. On dirait que vous allez devoir vous en charger…Que le défi vous plaise ou que vous acceptiez avec réticence le rôle de leader du groupe en voyage, ne paniquez pas. Arriver à mettre dans l’avion la belle-famille et ses querelles ou un troupeau d’amis ne requiert qu’un peu de prévoyance. Préparez-vous et offrez à vos ami(e)s ou à votre famille un voyage mémorable – et parfaitement organisé – grâce à ces quelques conseils.
Communiquez clairement
Ping! On vient de vous ajouter à un immense groupe WhatsApp pour un événement à venir. Votre ami(e) A n’arrête pas d’envoyer des messages d’une ligne (vos notifications débordent) tandis que votre ami(e) B ne communique que par emojis. L’ami(e) C envoie 55messages importants et pose un million de questions, dont les réponses se trouvent simplement quelques lignes plus haut… Ça vous rappelle quelque chose?Les messageries instantanées sont utiles à l’organisation d’un voyage en groupe, mais peuvent aussi déclencher confusion, agacement, voire même des comportements passifs-agressifs. N’envoyez pas de messages inutiles, soyez clair(e) et concis(e) en partageant vos informations avec les participant(e)s. Évitez de poser des questions ouvertes; si vous avez besoin d’aide sur un choix à faire, donnez plusieurs options et soumettez-les à un vote. Et quand vous proposez une activité coûteuse ou une modification importante de l’itinéraire, consultez chacun(e) individuellement, car beaucoup n’osent pas dire non en s’opposant à tout un groupe. Envoyez les rappels des points essentiels plusieurs fois avant le départ, et stockez-les de manière moins éphémère, une boîte e-mail ou – si vous vous en sentez l’envie – un site Internet.
Accordez-vous sur les dates dès que possible
Se mettre d’accord sur une période donnée peut être étonnamment compliqué, notamment si le groupe est grand. Choisissez vos dates le plus à l’avance possible. Au lieu de naviguer entre les dates préférées de tout le monde et les agendas personnels (“Je suis libre tout le mois sauf le troisième mardi, les vendredis matins et le 22…”), faites-vous aider par la technologie; des outils comme Doodle et WhenAvailable sont simples, rapides et permettent de fixer les choses. Une fois les dates confirmées, prévenez tout le monde et insistez pour que toutes et tous les bloquent.
Choisissez un hébergement approprié
Les petits groupes découvriront que réserver des dortoirs entiers de 4, 6 ou 8lits offre un peu d’intimité tout en maintenant les coûts au plus bas. Pour les hébergements plus confortables, louer une villa ou un appartement est en général meilleur marché que plusieurs chambres d’hôtels, et on a en prime une cuisine et un espace de vie. Si un hôtel est impératif, essayez de le contacter directement pour obtenir des chambres au même étage (si vous le souhaitez) et demandez s’il existe des réductions pour les groupes.
Enrôlez un(e) ou deux aides de confiance
Pour bien organiser, sachez déléguer. Une fois que quelques “choses à faire absolument” ont été identifiées, demandez à une autre personne du groupe de vous aider. Ce peut être une tâche simple comme la réservation d’un restaurant le premier soir ou la recherche d’activités amusantes à faire une fois arrivé(e)s à destination. Impliquer d’autres personnes vous libère d’une charge, et rend le processus aussi facile et indolore que possible.
Emmener tout le monde du point A au point B – et retour
Si tout le monde part du même lieu, essayez de dénicher des réductions sur les billets de bus, de train ou même d’avion. Vous vous retrouvez à destination? Poussez tout le monde à arriver dans la même matinée, ou le même après-midi, si possible. Noter les heures d’arrivée prévues peut s’avérer utile afin d’éviter la confusion et permet d’intégrer les éventuels retards. Si vous devez circuler en voiture lors de votre voyage, comparez les mérites de la location de deux (ou plus) petits véhicules avec celle d’un seul minibus – cela peut permettre au groupe de se séparer de temps à autre.
Faites des comptes clairs et justes
L’argent est peut-être la question la plus sensible lors d’un voyage de groupe, et il peut ruiner vos projets les plus grandioses. En tant que leader du groupe en voyage, c’est à vous de prendre en compte les budgets de chacun(e), discrètement, au besoin, et de vous assurer que personne ne se sente obligé de dépenser trop. De même, celles et ceux qui ont plus de moyens devraient pouvoir dépenser plus s’ils en ont envie. En général, partager le coût des achats au supermarché et des activités est une bonne option. Gardez la trace de qui doit de l’argent à qui, transférez des espèces sans problème avec les banques en ligne, et utilisez un convertisseur de devises si besoin.
Proposez un itinéraire flexible
On ne peut forcer personne à s’amuser. Si vous croyez que remplir aux maximum les journées d’innombrables activités va plaire à coup sûr, il y a plus de chance en réalité que les gens se fatigueront et en tireront du ressentiment. Suggérez une ou deux activités par jour, optionnelles, et qui ne nécessitent pas de réservation préalable: balade aux environs ou visite d’un musée. Réservez quand même dans tout le voyage une ou deux petites “folies”, soins en spa ou repas gastronomique. Il est bon aussi de laisser de la place à la spontanéité, et d’être prêt à improviser.
Conseils pour des types de voyages particuliers
Enterrement de vie de garçon ou de jeune fille
Enfilez votre costume d’hôte(sse): tout le monde ne se connaît peut-être pas, faites l’effort de les faire se parler, prévoyez jeux et activités qui créent du lien.La fiancée, le fiancé, sont rois. Gardez-les à l’œil pour vous assurer qu’ils profitent de leur fête. Soyez prêt(e) à changer de tactique s’ils se sentent mal à l’aise, trop émus, ou simplement trop énervés. Apportez des petits cadeaux, des objets simples: antalgiques, accessoires de déguisement, ou appareils photo jetables; c’est une bonne attention.
Mariages
Arrivez la veille: personne n’aime être en retard à la noce, et votre bande de quinze cousin(e)s ne pourra pas se glisser discrètement sur les bancs du fond.Mettez un bagage en soute. Tout le monde se bat pour n’avoir que des bagages cabines, mais vous pourriez partager à plusieurs le coût d’un bagage en soute pour y mettre vos vêtements de soirée et les produits de beauté qu’il vous faut pour être prêt(e)s à faire la fête.
Réunions de famille
Pensez à tous les âges – le petit bébé ou votre vieille tante ont besoin de faire la sieste dans un lieu calme, les adolescents ont besoin d’activités sympas pour ne pas s’ennuyer. N’oubliez les problèmes d’accessibilité pour les plus âgés et pour ceux qui ont des bébés en poussette, tout en faisant attention à ceux qui aiment rester actifs. N’oubliez pas l’appareil photo: combien de fois pourrez-vous réunir ces trois (ou quatre, ou cinq…) générations ensemble? Prenez des photos!
Événements sportifs, concerts
Renseignez-vous sur le lieu – les stades sont souvent en périphérie des grandes villes. Si vous choisissez de séjourner près de ceux-ci, sachez que les autres sites intéressants peuvent en être éloignés. Prévoyez du temps en plus: vous rendre sur place ou en sortir prend plus de temps qu’on ne le pense, à cause des files d’attente ou des pauses-pipi dont un groupe a besoin. Si vous voyagez juste après le concert ou le match, pensez-y en réservant votre billet de retour.
Traduit par : Vincent Guilluy
@lonelyplanetfr